管理職の昇進試験の関門の一つとなっているインバスケット演習は、普段の業務で行っていることとは異なる思考を必要とすることから、悩んでいる方も多いと思います。
この記事では、多くの人が悩むポイントについて、どうすればいいのか解説していますので、ぜひ参考にしてください。
インバスケット試験で誰もが悩む問題
インバスケット演習の試験対策のために勉強していると、以下のような悩みが出てきていませんか。
- 回答する時間が足りない
- 字が汚い
- 優先順位の付け方で悩む
これらの悩みは私を含めて多くの経験者が通ってきた道です。これらの悩みについて、どうやればいいのか、私なりの解決先を以下で提示しましたので、参考にしてください。
回答する時間が足りない
回答する時間が足りないという悩みは、多くの人がインバスケット演習を初めて行ったときに感じることだと思います。
この悩みに対する解決策を提示する前に、まずは次の前提があることを認識してください。そもそもインバスケット演習は「たくさんの案件を短時間で適切に処理できる能力があるか」を評価する試験だということです。つまり、インバスケット演習に対して何も対策を取っていないのであれば、時間が足りないことは当たり前です。また、全問解けなければ昇進試験に合格できないというわけではありません。
一方で、全問を解けるようになればそれだけ高評価につながりやすいともいえます。では、どうすれば全問を解けるようになるのかですが、残念ながら近道はなく、問題集を繰り返し説くことが一番、着実です。ただし、以下の点に気をつけながら、勉強することでコツをつかむまでの時間を短くすることができるでしょう。
- 案件ごとに回答時間にメリハリをつける
- 頻出する問題のパターンを覚える
- 書く内容を定型化する
- 案件を把握する時間を減らす
- 複数の案件をまとめて回答する
案件ごとに回答時間にメリハリをつける
一つ目に挙げた「案件ごとに回答時間にメリハリをつける」というのは、優先順位が高い案件は時間をかけて丁寧に、優先度が低い案件は短く書くクセをつけることです。また、優先順位の順番に従って回答することも徹底しましょう。
頻出問題のパターンを記憶/書く内容を定型化
二つ目と三つ目は、問題集で解いた問題に関して、できるだけパターン化してしまい、本番で考える時間を少なくすることを目指しています。
案件を把握する時間を減らす
また、四つ目に挙げたように、インバスケット演習が始まって最初に行う案件を把握するための時間を減らすことも大事です。具体的には、二度読みを減らすために要点をまとめたメモ書きを作るとか、重要な部分をマーカーするとか、クリップや付箋を使って案件の整理方法を確立するなどが挙げられます。
複数の案件をまとめて回答する
回答する数が多くて時間が不足するのであれば、複数の案件をまとめることで回答数を減らしてしまうということも有効な手段です。この場合、最初に行う案件把握の段階で関連する案件を探すことを意識しましょう。
字が汚い
記述式のインバスケット演習に限定されますが、インバスケット演習では短時間でたくさんの文字を手で書かなければなりません。また、少しでも回答の内容を充実させるために多く詰め込もうとして走り書きのようになってしまうことが想定されます。字が汚い人であれば、走り書きだと試験官が読めないこともありえそうで、悩んでいる方もおられるでしょう。
この悩みに関しては、解決策は次の三つしかありません。一つ目は本番では丁寧に回答を書くことを意識すること、二つ目は回答を書く時間を長めに取ること、三つ目は書く文字数を少しでも減らすことです。
一つ目はこれ以上説明が不要なので、補足しません。二つ目については、先に挙げた回答時間が足りないで挙げた対策がこの悩みでも有効です。
最後に挙げた書く文字数を減らす方法としてよく対策に挙げられるのは、文章で回答するのではなく、体言止めの書き方で回答すること、箇条書きで書き連ねることが挙げられます。一例を示すと、以下です。
【改善前】
Aさん、報告ありがとうございました。本件は、すぐに関係部署に情報を展開し、私が戻り次第、打ち合わせができるように手配してください。また、製品が不良品となった原因に関して、Bさんとともに調査し、打ち合わせの前に報告してください。また、社内の在庫を確認し、在庫があるのであれば、在庫品を再検査の上、C社にできるだけ早く納品してください。もし在庫がないのであれば、いつまでに納品できるか製造部と調整の上、C社に回答してください。
【改善後】
Aさん、報告感謝。
以下を行うように指示。
- 関連部署へ情報共有
- 私が戻り次第、関連部署との打ち合わせを設定
- Bさんと不良の原因の調査し、打ち合わせの前までに報告
- 社内の在庫を確認
- 在庫があれば、再検査井上、C社に納品
- 在庫がない場合、生産計画を製造部と打ち合わせの上、納品可能日をC社に連絡
こうすることで、改善前は212文字ですが、改善後は145文字と書く文字数が減らせます。
また、緊急手段になりますが、試験官に意図さえ伝われば評価されますので、画数の多い漢字をカタカナで書くのも有効です。
優先順位の付け方で悩む
問題集には多くの場合、優先順位の模範解答例がついていますが、自身で解いたときにつけた優先順位と異なってしまうケースが多々起こります。その際に、優先順位の付け方に悩む方も多いです。この悩みについては、以下のマトリックスで示した象限が異なるほど優先順位付けが違う場合と同じ象限内で個なっている場合とで対策が分かれます。
前者に関して、象限を間違うほどの優先順位の付け間違いは評価を大きく落としてしまう可能性があるので、模範解答例の参考にどこが間違ったのかをしっかり検証しましょう。
一方で後者に関しては、優先順位は判断する人によって多少変わるものなので、象限があっていればささいな優先順位の違いは正直、気にする必要はありません。したがって、この違いを埋めるべく、あれこれ悩んで対策する時間はもったいないので、他の試験対策をした方が有意義です。
まとめ
ここまでインバスケット演習で誰もが悩む問題がどのようなものか、それに対してどのように対応すればよいのかを解説してきました。
インバスケット演習で高得点を取るためには、普段の役職より上の立場に適した行動や言動をしなければなりません。そのため、どんな態度をとればいいか悩む方も多いと思います。
しかし、この記事で述べたことを意識して試験対策に励むことで、その悩みは解決していくことができますので、頑張っていきましょう。